増え続ける名刺は「整理」よりも「管理」がポイント

ヤクダツコト

会社勤めの性なので仕方ないのですが、名刺交換をする機会がメチャメチャ多いのです。

別に苦じゃないんだけど、ボクは自他共に認める整理ベタ。

ムスメには「出したものはちゃんと片づけろ」なんてエラそうに言ってるんだけど、会社のデスク周りは絶対にムスメには見せられないのです。

 

この記事を読むと

・名刺の整理と管理の大切さがわかります
・名刺の整理と管理の方法がわかります
・名刺の交換が楽しくて仕方なくなるかもしれません

 

 

 

 

名刺は「整理」ではなく「管理」が重要

まず、この画像を見て頂きたい。

名刺の束

 

先月仕事絡みで交換した名刺。

もうジェンガみたいに崩れてしまっています。

 

 

みんな名刺の整理ってどうやってんの?

 

以前はちゃんと名刺を入れるファイルに入れて、グループ分けもして、何かあった時にはササッと取り出せるスマートビジネスマンを気取ってた気がするのですが。

今はね、もうアレですよ。

「アレ、あの人の連絡先どうしたっけかな。あそうだ名刺見れば書いてあるわ。名刺はどこにしまったっけかな。この束かな。無いな。じゃあこっちの山の中だ。無いわ。どうしよう。ああ、交換してなかったわ。」

みたいな。

 

ちょっとリアルな駄目さ加減な感じになってきたので、名刺の整理を気合入れてやろうと思います。

やるやる言ってるのはいつもの事だけど、今回はマジでやりますよ。
年内にはやりたい気持ちでいっぱいなんだけど、今年度中くらいにしておいた方がいいかもです。

 

いきなり逃げ道作ったね

 

 

大事な事なんだけど、名刺は「整理」じゃなくて「管理」をする事が重要です。

整理したものをきちんと管理して、後々のビジネスに役立てる事が最終目標。
そのためにも自分なりの管理方法を決めておくべきなんですね。

なんてエラそうな事を言っていますが、今現在ボクの名刺の管理は交換した順番に輪ゴムで留めてるだけ。

 

どの口が「管理」とか言っちゃってんのかね

 

会社もプロジェクトも何にも考えずに。

ただただまとめているだけ。

 

やろうやろうと思いながらも後回しになってしまう人も多いと思います。

この機会に一緒にやってみませんか?

 

 

 

 

ルールを作って仕分け

まずはグッチャグチャになってる山をいくつかのグループに仕分けしていきます。

ボクはまず”得意先”と”仕入先”と”工場関係”の3グループに分ける事にします。
そして、それぞれのグループの中で更に会社名でソート。

 

名刺の束を2つに分ける

▲まずこんな感じで

 

▲ こうだ。

 

もうこれで満足している自分がいるのですが、最終形態には程遠いのが現実。

ちなみに会社名じゃなくて時系列で並び替えるのもアリですね。
特に案件ごとに参加メンバーの変わる様な仕事だったらその方が探しやすいかもしれません。

 

「1年前のアレ作った時はどこで材料手配してどこの背景で生産したっけかな」みたいなときはその辺りの固まりにまとめられているから。

あと、ボクのお客さんのデザイナーのコは、業界別、役職別で小分けにしているらしいです。

所属している会社に関係なく、同じプロジェクトを共有して接する人が多い時は組織を横断して仕分けする方が良いのだとか。

 

・名刺の管理の第一歩は「仕分け」から
・会社別、時系列、業界別、などなど自分の管理しやすい仕分けをしていきましょう

 

 

 

 

名刺にはメモしまくろう

どんな整理をするにしても、名刺交換をした日、場所、簡単な内容等の情報は書き込んでおきましょう。

後日コンタクトを取る時に、ある程度どんな話をしていたかを思い出すためにも。

見た目とか話し方に特徴のある人だったら、キーワード的な言葉を書いておくのもアリですね。
頂いた名刺に書き込みするなんてって思う人もいるかもしれませんが、あまり気にする必要はないと思います。

さすがに交換してすぐにガリガリ書くのはどうかと思いますけどね。

「○○と申します。宜しくお願い致します」の直後に名刺に『ハゲ』とか書いてるの見られたらゲームオーバーですからね。

 

 

 

 整理と管理が重要な理由

 ”必要な時に必要な名刺が取り出せる事”

これが最低限必要。

そのために「整理」と「管理」が重要になるのです。

先程小分けにした名刺達を今度はチームに編成していきます。
あまり細かく分けすぎると逆効果なので、2~3分割でいいかと。

ボクはこの2グループに振り分けました。

(A)進行中案件、継続してお付き合いのあるレギュラー組
(B)直近ではコンタクト取る事がなさそうな控え組

 

この2グループを精査して管理していきます。

とりあえず控え組をやっつけることにしましょう。

これは単純に50音順に並べ替えてから大き目のボックス型のホルダーに保管します。
後日登場する事になったらレギュラー組へ昇格させていけばヨシ。

レギュラー組の整理はというと、探しやすさも重要だけど、増えるスピードに整理のスピードをいかに追いつかせるかがポイント。

これもボックス型のケースで管理できそうな気がしますが、レギュラー組には仕切り付きの物を使う事にします。

 

 

バチバチ片づけていきましょう。

 

ボックス型名刺ホルダー

よくあるファイル式のホルダーでもいいんだけど、途中で同グループでの新メンバーが登場した時にちょっと困るかなと。

ボックス型なら名刺を立てているので、間にどんどん差し込めばOK。

このボックスをデスクの引き出しに入れておけば、必要な名刺がすぐに見つけられるハズです。

取引が終わってしまったり、プロジェクトがフィニッシュしたりで今まで程頻繁な使用がなくなったら、控え組の(B)枠に移動させるだけ。

 

 

 

 

整理と同じくらい重要なミッション

ここまでで溜まった名刺の整理は半分以上終わりました。

だけど次のミッションが実はかなり大事なポイントなんですね。
ココまでの過程で、まあまあの整理をしてきちんと収納したと満足していませんか?

 

 

名刺の怖さを目の当たりにするよ……..

 

 

名刺ってもんは他社とかかわったり仕事をしている限り増え続けるものです。

今現在キレイに収まっていたとしても、いつかどこかでスペースの限界が来ることになるんです

じゃあ整理ボックスを増やせばいいじゃない、なんて安易にボックスを増やすのは実は逆効果。

むやみに探す対象を増やすだけ。

じゃあ何をするかっていうと、作業としてはメチャメチャ簡単な事なんです。

 

 

捨てる。

 

 

作業としては簡単な事って言ったのは、捨てていいものとダメな物のジャッジが難しいんですよ。

これは自分ルールを作って判断していきましょう。

ボクは『大体1年使わなかった名刺はサヨナラ』っていうルールを作りました。

もし万が一、必要になったら繋がってる人を探していけばいいし。

あと、同じ人でも部署の移動や肩書の変化で何枚ももらっている人。
これも一気に整理します。
直近のだけ残せばいいですからね。

常に1つのボックスで、しかも多少のスペースの余裕がある状態をキープ。
この状態が一番検索しやすい名刺管理です。

 

どうしても判断できない名刺は

使うかなーイヤ使わないだろーなーでもなんかあったら探すのメンドくせーしなー。

こういう判断に迷う名刺も出てくると思います。

そういう物は、スキャンしてデータ化するとかコピーとってファイリングとか。
あくまでも「名刺」としてのチームからは退場させましょう。

 

デジタル化も視野に入れよう

便利な世の中でして。
スマホのカメラを使って名刺を撮影、それを専用アプリで管理するという方法もありますね。

メリットとしては「持ち運びが楽」「たくさんのデータを管理できる」ところ。

撮影する手間と現物を整理する手間を比べてみて、ベストな方法でやればいいと思います。

 

 

 

 

名刺の管理が出来る人は仕事も出来る(と思う)

ボクは名刺の管理どころか整理すら満足に出来ていないっていう悲しい現実を突きつけられています。

名刺って、整理してアドレス帳の様にキレイにまとめる事が目的じゃないんです。

整理した名刺をどのように管理して、どのように活用していくか。
これが最終目的。

きちんと棚にしまった所がゴールじゃないという事ですね。

 

名刺を眺める事が気持ちいいっていう性癖がある人は別だけどね

 

ではまた。

 

 

実は、ボクは名刺を2種類持ってます。

1つは仕事で使う会社のヤツ。
もう1つはLINEのidとケイタイ番号だけ入れたオフ用のヤツ。

オフ用のヤツ………
色々な所でバラまく可能性があるので作ったのに、残念ながら余りまくってます。

今ならまだ残ってますよ。

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